FAQ: Bürooptimierung
Welche Themen werden behandelt?
Alle Themen, die in einem Büroablauf anfallen.
Wie wird die Bürooptimierung durchgeführt?
Nach einem Analysegespräch werden gemeinsam mit dem Auftraggeber sowie den beteiligten Akteuren (meist Assistenz oder Sekretariat) Ziele formuliert. Diese Ziele werden von uns in einen Projektplan eingebaut und nochmals die zeitliche Durchführung des Projekts „Bürooptimierung“ mit allen Beteiligten abgestimmt. Es ist uns in dieser Phase wichtig, den Auftrag – wie es das Projektmanagement an sich empfiehlt – klar zu formulieren und die zeitlichen und personellen Ressourcen zu planen. In einem Projektstrukturplan werden nicht nur grobe Phasen, sondern auch Detailschritte sowie Zuständigen festgelegt.
Regelmäßig wird in Statusbesprechungen der Auftraggeber informiert. Regelmäßig holen wir als Experten auch Feedback zum Prozess selbst ab oder geben unsere Einschätzung ab. Meilensteine werden bewusst begangen – entweder durch schriftlichen oder mündlichen Informationsaustausch.
Fotos halten Fortschritte fest, gleichzeitig ergänzen unsere Beratungsprotokolle einzelne To-do´s.
Im Finale erhält der Auftraggeber einen Abschlussbericht mit der gesamten Dokumentation: Meist wird nicht nur Fotomaterial erstellt, sondern auch ein Bürohandbuch erarbeitet.
Eine Präsentation und die Manöverkritik schließt für gewöhnlich ein Projekt ab.
Was sind die Ziele einer Büroberatung?
Ziel ist immer ein optimierter Prozess zu einem Teilbereich im Büro: Dies kann die Optimierung der Ablage sein oder die Verbesserung der Kommunikation im Front- oder BackOffice, die Anpassung des Schriftverkehrs an die gängigen Normen oder andere Veränderungen, die immer einen Zeit- und Kundennutzen versprechen.
Wer ist angesprochen?
Wir arbeiten für alle Branchen, die ihre administrativen Prozesse optimieren möchten. Besonderes Know-how bringen wir selbstverständlich für folgende Branchen mit: Bildung, Recht/Justizbehörden, Gemeinden und Ämter sowie Immobilienverwaltungen.
Welche Vorkenntnisse sind notwendig?
Sie benötigen keinerlei Kenntnisse, um an einer Bürooptimierung mitzuwirken. Wir als Projektleiter nehmen Sie an die Hand und benötigen lediglich Ihren Willen und Ihre Zeit.
Was verspricht eine Bürooptimierung?
Wird eine Bürooptimierung konsequent bis zum Ende durchgeführt, entsteht immer eine Zeitersparnis. Dies entsteht einerseits dadurch, da wir auf Knöpfe in Büroprozessen hinweisen und diese optimieren. Andererseits weil wertvolles Know-how im Rahmen von Wissensmanagement offen gelegt und standardisiert wird. Dies erleichtert nicht nur die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sondern auch die Delegation sowie das Halten der Qualität dieser Abläufe.
Wievielte Teilnehmer betrifft eine Bürooptimierung?
Wir führen Bürooptimierungen für kleine Unternehmen oder für Abteilungen durch. Das Projektteam unsererseits besteht aus maximal zwei Personen, vom Auftraggeber aus mindestens zwei Personen.
Welche Qualifikationen und Referenzen weisen wir vor?
Siehe Referenzen.
Wo findet die Bürooptimierung statt?
Grundsätzlich immer beim Kunden. Teilweise erarbeiten wird Dokumente auch in unserem Büro – dazu benötigen wir seitens des Auftraggebers auch alle Informationen und den Zugriff darauf. Wir verweisen in einem auf die Verschwiegenheitsverpflichtung der wir laut AGB unterliegen.
Wie lange dauert eine Bürooptimierung?
Eine Optimierung benötigt mindestens drei Monate, maximal eineinhalb Jahre. Die Dauer ist nötig, weil Büroprozesse ja neben dem Tagesgeschäft optimiert werden/werden müssen. Außerdem ist die Veränderungskurve für jede Organisation unterschiedlich und es soll allen am Prozess Beteiligten möglich sein, sich auf diese Veränderung einzustellen.
Wie viel kostet es?
Link zur Preise-Seite. Nach Legung des Projektplans ist im Fuße auch der Kostenumfang ersichtlich. Zahlungsmodalitäten ergeben sich bei einer Bürooptimierung: Ein Drittel bei Auftragserteilung, ein Drittel bei der Hälfte der Bürooptimierung, das letzte Drittel bei Übergabe des Abschlussberichts.
Wie viel kostet der Abbruch einer Bürooptimierung?
Wird ein Projekt nach der Startphase plötzlich abgebrochen, werden von uns 50 % der ausstehenden Kosten abgerechnet und trotzdem dazu auch ein Abschlussbericht gelegt.
Wurde über professional office medial berichtet – und wie?
Siehe Presse.
Gibt es schriftliche Unterlagen?
Im Zuge einer Bürooptimierung erstellen wir immer ein zum Thema passendes Handbuch. Handelt es sich um Abläufe wird es ein Bürohandbuch sein. Handelt es sich um das Front-Office oder den Schriftverkehr kann es ein Kommunikationshandbuch sein.
Gibt es vor der Entscheidung einer Bürooptimierung eine persönliche Beratung?
Ein Erstgespräch im Ausmaß von maximal eineinhalb Stunden ist selbstverständlich kostenfrei.
Gibt es nach der Bürooptimierung eine Feedback- oder Evaluierungsmöglichkeit?
Immer! Es gibt wie immer einen Abschlussbericht mit allen Dokumenten, die während des Prozesses entstanden sind.
Das Beratung selbst wird von uns auch bei den beteiligten Akteuren durch Feedbackbögen analysiert. Bei der letzten Sitzung wird außerdem das Projekt persönlich nochmals reflektiert – eine Art Manöverkritik ist angebracht.
Kann man das Angebot vorher testen?
Nach dem Erstgespräch erstellen wir gerne den umfangreichen Projektplan. Kommt es zu dem Auftrag nicht, wird dieser mit einer Abschlagszahlung von EUR 150,00 verrechnet.
Was sagen bisherige Unternehmen zu dieser Art der Begleitung?
Siehe Referenzen.
Welches Abschlussdokument erhalte ich?
Im Finale erhält der Auftraggeber einen Abschlussbericht mit der gesamten Dokumentation: Meist wird nicht nur Fotomaterial erstellt, sondern auch ein Bürohandbuch erarbeitet.