Bürooptimierung

Im Rahmen der Bürooptimierung helfen wir externe Berater Vorort Schwachstellen in der Büroorganisation zu erkennen bzw. unterstützt Ihr Sekretariat bei der Erstellung z.B. einer neuen Ablage.

Grundlage dieser Optimierung sind Anforderungen an Ablagesysteme, Verwalten von Schriftgut, eine Schriftgutanalyse sowie Dokumentenmanagement in der temporären und der Basisablage sowie der EDV.

Arbeitsabläufe werden an Hand von Checklisten überprüft und bewertet. Es erfolgt neben einer Arbeitsplatzevaluierung auch eine Analyse der Postverwaltung sowie die bereits angesprochene Schriftgutverwaltung.

Da Bürooptimierung ein lebender wachsender Prozess ist,
erfolgt weitere Information in einem kostenlosen persönlichen Erstgespräch!

Beratungsthemen "Bürooptimierung"

Anforderungen an Ordnungs- und Strukturhilfen
Kenntnis über verschiedenste Ordnungs- und Strukturhilfen
Ablagemöglichkeiten:
1) Basis-Ablage
2) Temporäre Ablage: Tatort Schreibtisch, Schreibtischorganisation
3) Elektronische Ablage
Die Schriftgutanalyse und ihre Durchführung
Aufbau einer Akten- oder Ordnerstruktur samt Pflege
Informations- bzw. Stammdatenblatt
Verwaltung von Kundendaten im Outlook
Zeitmanagement bei der Dokumentverwaltung
Zugriffshäufigkeiten samt Post- bzw. Dokumentenverwaltung
Pflege von Statistiken, Dateien und Kundendaten

Ihre Vorteile

Als externer Berater legt Petra Handle Ihnen mehrere Varianten der Ablagemöglichkeiten zur Auswahl, aus der Sie und Ihr Sekretariatsteam sich die zu Ihrem Unternehmen passende auswählt.

Petra Handle trainiert aber auch Ihr Sekretariat so, dass diese in der Lage sind, selbstständig die Ablage zu analysieren bzw. zu erstellen oder zu reorganisieren.

Gerade im Bereich Aktenaufbau und –pflege bringt die Trainerin viel Erfahrung aus dem rechtsberatenden Bereich mit!

Methodik
Bedarfsanalyse
Studie der Arbeitsabläufe und
des Unternehmensprofils
Brainstorming, Diskussion
Fachinput samt Konzept
Lösungsvarianten u. Produktvorschläge
Begleitung bei der Umsetzung
Bei Bürooptimierungen entwerfen wir während des Prozesses immer gemeinsam mit dem Kunden ein Bürohandbuch. Wir haben dies bereits mehrfach erstellt, eingeführt und umgesetzt und greifen daher auf fundierte Erfahrungswerte zurück.