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Im Herbst fallen die Blätter - auch im Büro

Und wie sieht es mit der Aufbewahrungspflicht aus? Alles kein Thema mehr seit der DSGVO?

Sie sind soeben zusammengezuckt? Verständlich! Aber nichts mehr aufbehalten geht auch nicht! Noch immer haben Sie die verschiedenste Aufbewahrungspflichten zu wahren – zB Buchhaltungsunterlagen in Österreich ab Bilanzstichtag in der Regel sieben Jahre. Belege können entweder

  • in Papierform (Schriftstücke) oder
  • mittels optischer Archivierungssystemen (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder
  • in elektronisch gespeicherter Form (durch Scannen und Speichern)

aufbewahrt werden. Beachten Sie, dass allein das Scannen und auf einen USB-Stick sichern die Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt! Hier muss zB ein WORM-Speicher (write once read multiple) verwendet werden, dieser sorgt für die Unveränderbarkeit der Daten. Jetzt denken Sie, „Gut. Das ist bei uns ja alles schön geregelt. Und macht also auch kein Problem. Aber die verschiedenen Papierstapel - wenn ich doch einmal Zeit hätte, hier auszumisten!“ Lassen Sie sich gesagt sein: Es ist nie dazu Zeit! Damit Kunden dies einsehen, machen wir gerne ein Experiment, bei dem eine bestimmte Information zu suchen ist. Bei der sprichwörtlichen Stecknadel-Suche im Informationshaufen wird diese kräftig von uns ins Gewissen gestochen! Denn jeder nimmt sich Zeit zum Suchen, jedoch keine Zeit zum Aussortieren oder Sortieren. Wir lassen bei diesem Experiment die Stoppuhr laufen und vergleichen es dann damit, wie schnell etwas beschriftet oder ausgemustert wird. Der Unterschied liegt oft bei der dreifachen Zeitinvestition im Suchprozess. Ist es das wert? Nebenbei ärgern Sie sich wieder, weil Sie glauben, dass muss doch irgendwo…Daher hier zwei Tipps, die Ihnen Ordnung und Übersicht bescheren (eine schnell- und eine mittelfristige Optimierungsmaßnahme):

  1. Immer wenn Sie einen physischen Ordner in die Hand nehmen, in dem fast nichts mehr hineinpasst, reißen Sie zumindest so viele „alte“ Schriftstücke (nicht die Aufbewahrungspflichtigen!) heraus, wie Sie in diesen ablegen und schmeißen diese in eine alte Schachtel. Wenn Sie sich nicht getrauen, diese Dokumente direkt zu entsorgen, beschriften Sie nach Befüllen diese mit dem Datum, kleben Sie zu und stellen es in das Archiv. Haben Sie diese nach einem Jahr immer noch nicht geöffnet, können Sie es getrost schreddern. Bei elektronischen Ordnern benennen Sie das Dokument um mit a_Dokumentenname und ziehen diese dann bei der Inventur auf eine externe Festplatte. Inventur? Was ist das...?
  2. Sicherlich sind Sie auch schon einmal vor einem geschlossenen Geschäft gestanden mit dem Schild „Wegen Inventur geschlossen“. Hierbei wird die Bestandaufnahme der Waren durchgeführt. Warum nicht auch bei uns im Büro mit unseren Dokumenten? Nur so ist zu gewährleisten, dass einerseits die Aufbewahrungsfirsten (auch die maximalen gemäß DSGVO) eingehalten werden, aber andererseits überflüssiges ausgemistet wird (keine Platzverschwendung im Archiv – Raum kostet Geld). Tragen Sie mittels Serientermin eine regelmäßige Ablage-Inventur ein und blocken Sie zwei Stunden um alles (Arbeitsplatz, physische wie auch elektronische Ablage) zu sichten. Archivieren oder vernichten Sie was notwendig ist!

Tucholsky

Wir von professional Office transferieren diese gute Anregung ins 21. Jahrhundert: „Die jährliche (Ablage)Inventur schafft Übersicht und Ordnung!“ 

 

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