Was im Handel selbstverständlich - ist bei uns noch nicht einmal angekommen: Die Inventur.

Warum macht diese Sinn? Im Rahmen einer Inventur nehmen sich Mitarbeiter und Geschäftsführung wirklich die Zeit den „Bestand“ an Materialien zu kontrollieren. Natürlich ist es auch eine gute Tugend den Stand des Büromaterials zu sichten. Dies meinen wir als Büroprofis jedoch nicht.

Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist eine Inventur eine körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens, die in der Bilanz dem Grunde nach angesetzt werden müssen bzw. können. Natürlich müssen Sie jetzt nicht zum/zur Buchhalter/in werden (wenn Sie es nicht schon sind), vielmehr ist mit einer Büroinventur der Bestand, mit dem wir arbeiten, gemeint. Auch das sind „Werte“, denn meist sind Informationen in Ordnern, Akten uns sonstigen Unterlagen – ob physisch oder elektronisch wichtig und essentiell für unsere Dienstleistung am Kunden, Mitarbeiter, Geschäftskontakt. Auch dieser Bestand soll einer Inventur unterzogen werden:

• Was ist alt, hat sich überholt, ist liegengeblieben – archivieren bzw. vernichten sie diese Unterlagen.
• Wo gibt es überholte Termine – bewahren Sie sich vor sogenannten „Schläfern“ – so werden Akten in der Judikatur genannt, die alte Termine aufweisen und wo wir Gefahr laufen, eine weitere Bearbeitung zu übersehen.

Führen Sie diese Inventur nicht nur in der Hauptablage (wo alle zugreifen), sondern auch in der elektronischen Ablage durch. Wichtigster Punkt ist allerdings Ihr Schreibtisch. Denn nebenbei – Ordnung und Sauberkeit ist auch bei uns der erste Schritt in Bürooptimierungen, den wir nach dem Kaizen-System mit Kunden gehen.

Wenn Sie regelmäßig Ihre jährliche Inventur durchführen, produzieren Sie „Aktenfluss“, statt „Aktenstau“. Nebenbei werden Sie bemerken, wie befreiend sich diese Büroinventur für Sie und Ihre Mitarbeiter auswirkt!