Die tägliche Abstimmung mit der Führungskraft ist Voraussetzung für gute Chefentlastung.

Nachdem im letzten Newsletter einige Eckfaktoren dazu gegeben wurden, möchte ich Sie heute ermuntern, sich als Büromitarbeiter, Assistenz oder Sekretariatsmitarbeiter täglich den „Draht“ zu Ihrer Führungskraft zu sichern und gleichzeitig damit auch die Ebene der guten Zusammenarbeit zu überprüfen. 

Versuchen Sie diese Kurzabstimmung (in der Fachliteratur wird es häufig auch „5 boss minutes “ genannt) zum möglichst gleichen Zeitpunkt zu installieren. Dies kann 6 muss aber nicht 6 täglich, jedoch jedenfalls regelmäßig sein! Die Kurzabstimmung kann auch telefonisch durchgeführt werden. Die Regelmäßigkeit gleicht einem Ritual, Rituale geben „Halt und Struktur“. Dies benötigen auch Sie als Team!

• Die Kurzabstimmung sollte maximal 10 Minuten dauern.
• Versuchen Sie eine Mini6Agenda einzuführen, z. B. Rückschau, heutige Prioritäten (beiderseits) und Vorausschau.
• Unterlagen zum Tag oder wo Rückfragen erforderlich sind, sollten Sie unbedingt in einer Art File6 Map (Flügelmappe, Mappei 6Mappe) alle zur Hand haben. Legen Sie sich Post6 it für sofortige Notizen bereit. 
• Fragen Sie konkret! Wenn Sie gestern noch ein Meeting im Büro hatten, und Sie über den Ausgang noch nicht Bescheid wissen, fragen Sie Ihre Führungskraft konkret, was dort wer, wann und wie gesagt hat. Mit der Frage „War gestern noch was?“ erfahren Sie nicht jene Fakten, die Sie wissen müssen. Mit der Frage „Was steht für heute an?“ bekommen Sie mehr Arbeit und diese ungegliedert. Fragen Sie konkret „Für das Projekt…..“ oder „Ich habe heute als oberste Priorität dieses oder jenes…“. Mit einer konkreten Fragestellung bekommen Sie jene Information die Sie benötigen, nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Möchten Sie eine elektronische Hilfe haben, mit der Sie gezielt den über ganzen Tag To 6do6´s und offenen Dinge mitnotieren können, damit diese Kurzabstimmung rasch am Telefon umsetzbar ist? Laden Sie sich diese im Mitgliederbereich mit dem Zugangscode pr o f LKnE c j herunter! Wenn Sie noch ein paar persönliche Tipps möchten, wie das Dokument sinnvoll angewendet werden kann, dann schreiben Sie mir ein Mail mit dem Betreff „Newsletter 2“ und Sie erhalten exklusiv auch die Anwendung erläutert!