In den Office-Tipps den vergangenen Ausgaben haben wir immer wieder das Thema "Ablage" aufgegriffen.

Nicht weil wir es so attraktiv finden, sondern weil dies den Nerv unserer Kunden am meisten trifft. Und trotz der spaßbremsenden Wirkung gibt es bei uns die meisten Anfragen für eine Bürooptimierung; die meisten Aufträge für Arbeitsplatzcoachings; die meisten Besucher beim entsprechenden Seminarthema.

Es ist also unumstritten, dass trotz

• moderner Technologien,
• gezielter Kommunikation nach dem KKK-Prinzip und
• eines hohen Bildungsstandards

uns die Fülle an Dokumenten und deren Organisation beschäftigt.

Setzen Sie einfache Maßnahmen, um sich an das Thema Ablage mit Spaßfaktor heranzupirschen. Sie merken schon, wir arbeiten gerne mit Bildern, warum auch nicht? Die Herbstzeit ist auch Jagdzeit! Erlegen Sie Zeiträuber und jagen Sie Verbesserungen nach:

Bilder

Wenn Sie noch ein Handy besitzen, das beim Eingang einer Nachricht noch mit dem Text "1 Nachricht" informiert, dürfen Sie trotzdem weiterlesen! Wir erleben unsere Kunden – verschiedensten Alters – mit verschiedensten Modellen. Und irgendwann besitzt man/frau doch auch so ein "intelligentes" Handy und hat statt der Nachricht ein verschlossenes Kuvert auf dem Display.

Nützen Sie das auch in Ihrer Ablage? Warum alles beschriften mit Wort, Zahl? Ein Bild, Symbol, das Produktabbild informiert gleichzeitig und wird von Ihrem Gehirn rascher verarbeitet. Sie finden das absurd? Warum? Wollen Sie die gleichen Pfade der letzten 30 Jahre weiterverfolgen, obwohl rundherum alles flotter, flexibler und bunter wird und im Büro weiterhin altmodisch Ihre Hebelordner beschriften? Tja, gut, den Hebelordner werde ich Ihnen heute vielleicht nicht ausreden können, aber wir haben diese Beispiele für Sie:

• Einer unserer Kunden hat es tatsächlich ausprobiert. Auf den Ordnerrücken sind die Konturen des jeweiligen Produkts abgebildet. Je nachdem mit welcher Farbe das Produkt ausgefüllt wurde, sind diese Unterlagen enthalten.
• In einem Arbeitsplatzcoaching hat die entsprechende Dame ihre eigene Tagesplanung und die jeweils abzudeckenden Bereiche mit Symbolen versehen. Der Zugriff auf die To-do´s ist nicht nur gehirnfreundlich, sondern sie hat sich schon so an die Symbole gewöhnt, dass sie zu Hause ihre Familie auch schon damit konfrontiert, was gerade bei ihren Kids zu coolen Wortmeldungen führt.

Suchbegriff

Suchen Sie auch öfters in Ihrer Ablage? Natürlich, sonst würden Sie nicht weiterlesen. Beobachten Sie sich dabei auch, wonach Sie suchen? Nein? Weil Sie so beschäftigt sind, weil Sie sich ärgern? Was auch immer. Das machen Sie bitte jetzt im Herbst anders: Stellen Sie sich vor, ein kleiner Tiroler Kobold würde bei dieser Suche auf Ihrer Schulter sitzen und ins Ohr hauchen "Wonach suchst du?". Über die Analyse des Suchbegiffs erhalten Sie Informationen über Ihre jeweiligen Suchkritieren.

Die nächste Frage, die wir meist stellen: Sind diese Suchkriterien in Ihrer Ablage (Ordner, Dateiname, Kriterien im Outlook etc.) enthalten? Nein? Also in diesem Moment sticht dann der kleine Kobold mit der Tiroler Heugabel in Ihr Ohr. Und hier ein Beispiel eines Kunden:

Eine Dame murmelte bei der Suche, dass dieses Mail doch im März gewesen sei. Sie scrollte dazu, alle Mails nach Datum herunter. Seit sie sich ihre gesendeten Dateien nach Monaten (am Ende des Monats verschiebt sie die bezughabenden in einen entsprechenden Ordner) geht es Klick, Klick und das Suchfeld ist eingeschränkt. Diese eingeschränkte Suchzeit - so berichtet sie - "spart Zeit".

Welche Merkmale in einer Ablage möglich sind, erfahren Sie in unserem nächsten Speed-Workshop!