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Warum Effektivität vor Effizienz kommt!

Sie möchten das nächste Zeitmanagement-Seminar besuchen, weil es mit der Einteilung Ihrer Aufgaben so gar nicht klappt?

Vergessen Sie´s! Und das sagt – denken Sie jetzt wahrscheinlich – eine, die vom Training leben möchte? Keine Angst, noch lebe ich nicht unter der Brücke, aber alle – auch wir – haben mittlerweile verstanden, dass Zeitmanagement-Trainings der gängigen Art so gar nicht nachhaltig sind. Viel mehr ist die Überlegung – und ich persönlich beobachte, dass dies immer wieder auf´s Neue ratsam ist – gut, wo und wie wir uns in dieser Zeit organisieren. Also Selbstmanagement scheint der passende Begriff. 

Wichtig dabei ist Wissen, denn aus Ermangelung von Wissen machen wir schon Fehler! Kennen Sie zum Beispiel den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz. Wer um den Unterschied weiß, der tut dann das richtige um sich selbst zu managen in der vorhandenen Zeit. Folgen Sie mir gedanklich?

Effektiv heißt, die richtigen Dinge tun. Meine Coachingfrage für Sie: Welche Tätigkeiten sind unabdingbar (auch Kernaufgaben genannt) die zur Zielerreichung Ihrer Stelle/Ihres Projekts nötig sind?

Effizient bedeutet, diese Dinge dann richtig zu tun. Wenn Sie hier eine Kosten-Nutzen-Rechnung anstellen wollen, sollte ihre eingesetzte Zeit also kleiner sein als das Ergebnis. Eine Idee, die dabei hilft:

Begrenzen Sie Ihre Zeitfenster! Staffa Nöteberg (Pomodoro-Technik – sehr empfehlenswertes Fachbuch) empfiehlt, sich 25 Minuten auf eine Sache zu fokussieren und sich zur Zeitbegrenzung einen Wecker zu stellen. Übrigens werden wir in Kürze dies in unseren Trainings mit Teilnehmern ausprobieren und haben uns schon das entsprechende Gadget bestellt!

Diese Methode ist so einfach wie wirkungsvoll: 25 Minuten mit vollem Fokus ein Thema zu erarbeiten, das Beste zu geben, das Sie in der zur Verfügung stehenden Zeit erreichen können. Sie setzen damit einen Fokus – und lassen es damit gut sein.

Fassen wir zusammen: Effektiv kommt immer vor effizient! 

Und was können wir jetzt aber als Trainer machen, dass Sie trotzdem noch zu uns kommen? In vielen Unternehmen nutzen MitarbeiterInnen im Alltagsgeschäft nicht die durch das System gebotenen Möglichkeiten, welche Arbeitserleichterungen verschaffen sollten. Will heißen, Excel, Outlook, OneNote wird nicht oder nur unzureichend gekannt, daher nicht effizient eingesetzt. Kann man das ändern? Ja, indem man unser Training „einfach organisiert im Büro und digital“ bucht! Sehen Sie, jetzt habe ich Ihnen doch noch was untergejubelt…

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