Ein Kunde hat letztes Jahr bei uns vor dem Umzug das Seminar „Modernes Dokumentenmanagement“ gebucht. Grund: Im neuen Gebäude steht jedem Mitarbeiter weniger Fläche zur Verfügung.

Hier einige Fragen, mit denen Sie überprüfen können, ob Sie bereits platzsparend arbeiten:

• Legen Sie personen- oder projektbezogene Unterlagen in Mappen ab, die „mitwachsen“, oder nützen Sie noch Ordner, die viel „Tot-Raum“ aufweisen? Egal wie befüllt oder weniger befüllt ein klassischer Ordner ist, er ist einfach statisch. Mit der Arbeit in Projekten oder für personenbezogene Unterlagen ist es das falsche Ordnungskriterium. Aber auch die klassische Hängeregistratur empfehlen wir nicht mehr.
• Archiv: Muss jeder Ordnerrücken mit dem Rückenschild wirklich lesbar sein?
  Eine Idee, ist jeden zweiten Monat so einzulegen, dass das Rückenschild in den Schrank schaut. Bei der Suche ist es logisch, dass nach dem Jänner der Februar oder nach den Unterlagen mit A auch B kommen muss. Soll lässt sich bei nicht prall gefüllten Ordnern im Archiv eine Menge Platz sparen.
• Ablagekörbchen: Haben Sie gewusst, dass anhand von Studien maximal 3 – 4 Ablagekörbe Sinn machen? Und wie sind diese bei Ihnen befüllt.
  Ablagehilfen, die sich von oben bedienen lassen (wie zB von MAPPEI) sind platzsparend und auch übersichtlich.
• Gerätevielfalt: Wieviel Geräte verbauen Ihnen Raum zum Arbeiten?
  Nützen Sie Laptops statt Stand-PC. Arbeiten Sie mit Multifunktionsgeräten statt einzelne Geräte aufzustellen. Oder aber nehmen Sie Geräte, die Sie nach Bedarf an- und abstecken können, wie ein externes DVD-Laufwerk.